El uso de facturas electrónicas implica que se elimina la obligatoriedad de conservarlas en papel. De esta manera, se reducen drásticamente los costes asociados a la manipulación de documentos impresos (recepción, grabación y conservación, fundamentalmente).

Algunos estudios realizados en la Unión Europea estiman que el coste de la manipulación de una factura tradicional para el receptor de la misma son 3,41 € por factura:

Sin embargo, se estima que el coste de la recepción de una factura electrónica es inferior a 0,15 € por factura, por lo que el ahorro puede llegar a suponer un 96% del coste actual.

Los diferentes pasos del envío (impresión, ensobrado y envío postal) y de la recepción (apertura del correo, clasificación y envío a la persona correspondiente) se pueden acortar drásticamente, pasando a ser de varios días a unos pocos segundos/minutos, ya que el envío es en tiempo real: on line y a la persona designada para su recepción.

Por tanto, se reduce considerablemente el plazo de disponibilidad de las facturas por parte del receptor final de la misma.

Sin embargo, se estima que el coste de la recepción de una factura electrónica es inferior a 0,15 € por factura, por lo que el ahorro puede llegar a suponer un 96% del coste actual.

Los mecanismos electrónicos permiten garantizar la fecha y hora de envío-recepción y de que dicha recepción sea realizada por la persona designada al efecto (ya sea el Departamento de Administración, Departamento de Proveedores, Travel Manager, Departamento de Informática, etc.).

Los documentos generados, al ser ficheros electrónicos, pueden ser almacenados fácilmente en medios de almacenamiento magnéticos u ópticos, suprimiéndose totalmente los archivadores de papel y el ahorro de espacio que ello supone.

Además, la factura electrónica de Viajes el Corte Inglés proporciona el archivado electrónico en nuestros propios servidores (si así se desea) sin coste alguno para el usuario y durante el plazo legalmente establecido fiscalmente.

La factura electrónica facilita la integración de la información incluida en la misma con los sistemas de contabilidad de la empresa que la recepciona, pudiendo eliminar totalmente el tratamiento manual de las facturas y, por tanto, eliminando los errores que pueda haber en la grabación de las mismas.

Esta liberación de tareas administrativas de grabación permite destinar los recursos humanos a aspectos más productivos en las compañías.

De hecho, determinados estudios realizados en agosto de 2005 por una consultora de reconocido prestigio internacional han revelado que el incremento de eficiencia se presenta como el factor determinante para el uso de la factura electrónica, por encima incluso del ahorro de costes.

La inmediatez en la comunicación de la información de la factura permite adoptar decisiones en un plazo más corto de tiempo, ya sean decisiones de rechazo de factura por error en los servicios facturados como para la presupuestación de necesidades de tesorería para pago de facturas.

El empleo de firmas y certificados digitales autorizados por una Autoridad competente garantiza en todo momento la autenticidad, la integridad y el no repudio de los documentos, así como su validez fiscal.

El empleo de firmas y certificados digitales autorizados por una Autoridad competente garantiza en todo momento la autenticidad, la integridad y el no repudio de los documentos, así como su validez fiscal.

La eliminación del papel en la emisión de facturas generará un ahorro ecológico importante de un valor incalculable.