¿Cuál es la utilidad de recibir facturas electrónicas?
El uso de facturas electrónicas implica que se elimina la obligatoriedad de conservarlas en papel. De esta manera, no solo se reducen drásticamente los
costes asociados a la manipulación de documentos impresos (recepción, grabación y conservación, fundamentalmente), sino que al mismo tiempo se consigue aumentar considerablemente la calidad en la gestión y control de todo el proceso de conformación y pago.
Algunos estudios realizados en la Unión Europea estiman que el
coste de la manipulación de una factura tradicional para el receptor de la misma son 3,41 € por factura. Sin embargo, se estima que el coste de la recepción de una factura electrónica es inferior a 0,15 € por factura, por lo que el ahorro puede llegar a suponer un 96% del coste actual.
¿Es lo mismo hablar de factura electrónica y telemática?
Básicamente SI.
La normativa vigente, en sus diferentes
documentos legales, recoge el término factura telemática o electrónica de manera indistinta, y la define como aquella factura tratada y remitida por medios telemáticos o electrónicos. El término factura electrónica, lo utiliza de forma análoga la industria (usuarios y proveedores) como una denominación más atractiva en el ámbito comercial.
¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para que sea válida fiscal y legalmente?
Para que una factura electrónica sea válida sólo debe cumplir con dos requisitos:
• Garantizar la autenticidad de origen.
• La integridad de su contenido.
Esto quiere decir poder identificar unívocamente al emisor y tener la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado. Ambos requisitos se dan por satisfechos si al generar la factura electrónica el emisor le incorpora una firma electrónica que cumpla con las especificaciones mínimas establecidas por las autoridades tributarias. Es decir, que esté validada por un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria.
La firma electrónica es una secuencia de caracteres (cadena de números, letras y símbolos) que se obtiene como resultado de ejecutar unas operaciones matemáticas sobre un conjunto de datos (un documento electrónico por ejemplo). Esta secuencia resultante es única para cada conjunto de datos. En consecuencia, la misma sirve para garantizar que cualquier documento electrónico recibido que la contenga, no haya sido alterado en el camino.
Para que la firma electrónica sea válida debe de estar homologada por una Autoridad de Certificación reconocida por la Agencia Tributaria. Es decir, debe estar validada por un
certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. Este certificado digital lo que hace es vincular la identidad física de una persona física o entidad jurídica con una firma digital. Las autoridades de certificación y los certificados digitales admitidos son los publicados en la pagina web de Agencia Tributaria
www.aeat.es.
¿Tengo que solicitar el papel si recibo facturas electrónicas?
NO.
Las facturas con firma electrónica, tienen plena validez legal y fiscal y sustituyen al papel.
¿Debo conservar las facturas electrónicas?
SI
La Ley obliga a guardar durante el periodo de prescripción correspondiente el fichero que contiene la factura electrónica junto con los datos de la firma electrónica certificada por una Autoridad de Certificación reconocida, que es lo que permite verificar la identidad del emisor.
El archivado digital puede realizarse en cualquier lugar (ya sea en la propia empresa o en una plataforma externa); a condición de garantizar ante cualquier solicitud de la Administración el acceso a esta facturas en cualquier momento.
La factura electrónica de Viajes el Corte Inglés proporciona el archivado electrónico en nuestros propios servidores (si así se desea) sin coste alguno para el usuario y durante el plazo legalmente establecido fiscalmente.
¿Qué obligaciones existen como receptor de facturas electrónicas?
El receptor de facturas electrónicas, tiene las siguientes obligaciones:
• Conservar las facturas electrónicas (ficheros), junto con los datos asociados (firma electrónica certificada) en su formato original.
• Asegurar la legibilidad de las mismas en su formato electrónico original.
• Garantizar el acceso completo (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión del fichero) a los datos en cualquier momento.
El receptor de facturas electrónicas podrá optar por la conservación en papel de las facturas recibidas en formato electrónico en sustitución del fichero, a condición de que conste en ellas una marca grafica de autentificación producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Tributaria. La
factura electrónica de Viajes el Corte Inglés proporciona esta posibilidad.
¿ Es necesario estar autorizado para emitir facturas electrónicas?
No es necesario estar autorizado para emitir/recibir facturas electrónicas ni por la Agencia Tributaria ni por otro organismo análogo. Tampoco es necesario firmar ningún contrato o acuerdo específico. Basta simplemente un acuerdo entre emisor y receptor de la factura, aunque no es obligatorio que quede reflejado en un documento escrito y, en ningún caso, debe notificarse a la Agencia Tributaria, ni debe esperarse autorización por su parte. Es más, el simple uso de facturas electrónicas entre emisor y el receptor de la factura electrónica es suficiente acuerdo si no hay inconvenientes entre las partes.
¿Qué formatos de ficheros son admitidos para el envío/recepción/conservación de facturas electrónicas?
No es necesaria la homologación de ningún tipo de software específico.
Es más, se admite cualquier formato de fichero de facturas (doc, xml, pdf, html, txt, etc), siempre y cuando respete el contenido legal y fiscalmente exigible a cualquier factura.
En Viajes El Corte Ingles S.A. hemos elegido para el envío de las facturas electrónicas el formato XML:
Para la recepción se puede conservar este formato o convertirlo al que más interese al receptor para la integración en su ERP, siempre y cuando se conserve el fichero recibido junto con los datos asociados (firma electrónica certificada) en su formato original.
¿Qué medios de transmisión son admitidos para el envío/recepción de facturas electrónicas?
Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que se pueden enviar las facturas a través de un Red de Valor Añadido o a través de Internet. La única condición es que los ficheros que se envíen estén firmados digitalmente.
